Politique de Confidentialité
1. Introduction
Casae (« nous », « notre » ou « nos ») est une société de gérance qui offre des services principaux de gestion immobilière aux propriétaires et à leurs représentants autorisés. Ces services sont soutenus par des systèmes numériques et des outils opérationnels permettant une communication, une coordination et une prestation de services efficaces.
Dans le cadre de la fourniture de services de gestion immobilière, Casae traite des données personnelles relatives aux locataires, propriétaires, prestataires de services, et autres personnes impliquées dans les opérations de gestion immobilière.
Cette Politique de Confidentialité explique comment et pourquoi Casae traite des données personnelles, comment ces données sont protégées, et quels droits les individus ont en relation avec leurs données personnelles. Elle est fournie conformément à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) suisse et au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.
Cette Politique de Confidentialité s'applique aux données personnelles traitées par Casae en relation avec :
Les propriétaires et leurs représentants autorisés qui utilisent les services de Casae.
Les locataires des propriétés gérées par Casae.
Les prestataires de services et fournisseurs impliqués dans les opérations de gestion immobilière.
Les visiteurs du site web de Casae et les utilisateurs des outils numériques de Casae.
Cette Politique de Confidentialité est une notice d'information. Elle ne fait pas partie d'un contrat et n'exige pas d'acceptation pour être appliquée.
2. Rôle de Casae dans le traitement des données
Casae traite les données personnelles dans différents rôles selon le contexte et l'objectif du traitement. Dans certains cas, Casae agit en tant que sous-traitant pour le compte des propriétaires. Dans d'autres cas, Casae agit en tant que responsable de traitement indépendant.
Casae en tant que sous-traitant (données liées aux locataires)
Pour la plupart des données personnelles relatives aux locataires et à leur location, Casae agit en tant que sous-traitant pour le compte du propriétaire concerné. Dans ce contexte, le propriétaire détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles relatives à la location, et Casae traite ces données uniquement pour réaliser des activités de gestion immobilière au nom du propriétaire et conformément aux instructions de celui-ci et à la législation applicable.
Le traitement des données relatives aux locataires comprend typiquement la gestion des communications, des demandes de maintenance et la coordination opérationnelle systématique nécessaire pour gérer une propriété. Là où Casae agit en tant que sous-traitant, le propriétaire reste le responsable principal du traitement des données et est responsable de fournir les informations de confidentialité aux locataires et de gérer les demandes de droits des personnes concernées. Casae aide les propriétaires à remplir ces obligations lorsque cela est requis.
Casae en tant que responsable de traitement indépendant
Casae agit en tant que responsable de traitement indépendant pour les données personnelles traitées à ses propres fins commerciales et opérationnelles. Cela inclut, en particulier :
La gestion des relations et des communications avec les propriétaires et leurs représentants.
L'exploitation, la sécurisation et l'amélioration des plateformes et services numériques de Casae.
La gestion des relations avec les vendeurs et prestataires de services.
Le traitement des données d'utilisation du site web et des analyses de service.
Assurer la conformité aux obligations légales, comptables et réglementaires.
Dans ces cas, Casae détermine les finalités et les moyens de traitement et est directement responsable pour la conformité avec la législation applicable en matière de protection des données.
Utilisation de fournisseurs de services tiers
Casae utilise des prestataires de services tiers sélectionnés pour soutenir certaines activités de traitement, y compris les outils de messagerie assistée par IA et d'automatisation. Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants pour le compte de Casae et sont contractuellement tenus de traiter les données personnelles uniquement conformément aux instructions de Casae et à la législation applicable en matière de protection des données.
3. Catégories de Données Personnelles Traitées
Casae traite les données personnelles nécessaires pour fournir des services de gérance et faire fonctionner son entreprise. Les catégories de données personnelles traitées dépendent du rôle de l'individu et de son interaction avec Casae.
Propriétaires et leurs représentants
Casae peut traiter :
Informations d'identification et de contact (comme le nom, l'adresse email et le numéro de téléphone).
Informations professionnelles ou commerciales (comme le rôle, l'organisation et les biens gérés).
Informations relatives au compte et aux services (comme la configuration du service et les communications de support).
Informations de facturation et contractuelles pertinentes à la fourniture des services.
Locataires
Casae peut traiter :
Informations d'identification et de contact nécessaires à la communication.
Informations relatives à la location (comme l'adresse de la propriété louée et les informations contextuelles pertinentes pour la gestion de la location).
Communications soumises dans le cadre des opérations de gestion immobilière (comme des demandes de maintenance ou des demandes liées aux services).
Informations contextuelles limitées requises pour comprendre et résoudre les problèmes opérationnels.
Casae traite les données personnelles des locataires principalement pour le compte des propriétaires et n'utilise pas ces données à des fins non liées à la gestion de la location.
Prestataires de services et fournisseurs
Casae peut traiter :
Informations d'identification et de contact des contacts individuels ou représentants.
Informations relatives aux services fournis, à la planification et à la coordination opérationnelle.
Informations de facturation et de paiement lorsque pertinent.
Visiteurs du site Web et utilisateurs des outils numériques
Casae peut traiter :
Informations techniques et d'utilisation (comme l'adresse IP, les informations sur l'appareil et les journaux d'utilisation).
Informations collectées via les cookies ou des technologies similaires.
Informations soumises via des formulaires de contact ou des canaux similaires.
Casae ne traite pas intentionnellement des catégories spéciales de données personnelles dans le cadre de ses opérations standard de gestion immobilière ou outils de messagerie.
4. Finalités du Traitement des Données Personnelles
Casae traite les données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire pour des objectifs légitimes et définis, liés à la gestion immobilière et à l'exploitation de ses services.
Ces objectifs incluent :
Fournir des services de gestion immobilière, y compris la gestion des communications avec les locataires et des demandes de maintenance.
Gérer les relations et communications avec les propriétaires et leurs représentants.
Coordonner les services avec les fournisseurs et prestataires de services.
Exploiter, sécuriser et améliorer les systèmes et outils numériques de Casae.
Gérer les obligations contractuelles, de facturation, comptables et d'archivage.
Se conformer aux exigences légales et réglementaires applicables.
Les données personnelles peuvent également être utilisées de manière limitée et proportionnée pour surveiller la performance des services et améliorer les processus opérationnels. Les données personnelles ne sont pas utilisées pour le développement de produits non concernés, la publicité ou le profilage commercial.
5. Bases Légales pour le Traitement des Données Personnelles
Casae traite les données personnelles uniquement lorsqu'il existe une base légale valide selon la législation applicable en matière de protection des données.
Exécution d'un contrat
Le traitement est effectué lorsque cela est nécessaire pour exécuter un contrat avec les propriétaires ou pour permettre l'exécution des obligations liées à la location au nom des propriétaires.
Intérêts légitimes
Le traitement peut être effectué lorsque cela est nécessaire pour les intérêts légitimes de Casae, y compris l'exploitation et l'amélioration des services, l'assurer la sécurité et la gestion des opérations, à condition que ces intérêts ne soient pas dépassés par les droits et libertés des individus.
Conformité aux obligations légales
Le traitement peut être requis pour se conformer aux obligations légales ou réglementaires, y compris les exigences comptables, fiscales et d'archivage.
Consentement (le cas échéant)
Le consentement est utilisé uniquement dans des cas limités où cela est approprié, comme pour les cookies non essentiels ou des fonctionnalités optionnelles. Le consentement peut être retiré à tout moment.
6. Partage et Destinataires des Données
Casae partage les données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir des services de gestion immobilière, exploiter son entreprise ou se conformer aux obligations légales. Les données personnelles ne sont pas vendues ou partagées à des fins commerciales non pertinentes.
Les données personnelles peuvent être partagées avec :
Les propriétaires, en tant que responsables principales des données relatives aux locataires.
Les prestataires de services et sous-traitants supportant les opérations de Casae.
Les fournisseurs de messagerie assistée par IA et d'automatisation utilisés pour soutenir les communications opérationnelles.
Les prestataires de services et entrepreneurs impliqués dans les tâches de gestion immobilière.
Les autorités ou des tiers lorsque cela est requis par la loi ou pour protéger les droits légaux de Casae.
7. Transferts Internationaux de Données
Casae traite principalement les données personnelles en Suisse. Dans certains cas, les données personnelles peuvent être transférées vers, stockées dans, ou accessibles depuis des pays en dehors de la Suisse, y compris les États-Unis.
Là où de tels transferts ont lieu, Casae met en œuvre une combinaison de garanties contractuelles, techniques et organisationnelles pour garantir un niveau de protection essentiellement équivalent à celui requis par la législation suisse et européenne sur la protection des données. Ces garanties incluent :
Les Clauses Contractuelles Types (UE 2021/914).
Des accords de traitement des données contraignants avec les prestataires de services.
Des limites strictes de minimisation et de portée des données.
Chiffrement des données personnelles en transit et au repos.
Contrôles d'accès basés sur les rôles et principes de moindre privilège.
Exclusion explicite des catégories sensibles de données personnelles du traitement dans des pays tiers.
Évaluation et atténuation documentées des risques, y compris une évaluation d'impact sur la protection des données dédiée.
Le traitement dans des pays tiers est limité en portée, surveillé en permanence et considéré comme temporaire lorsque cela est possible.
8. Conservation des Données
Casae conserve les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et pour se conformer aux obligations légales et réglementaires applicables.
Les périodes de conservation sont déterminées selon la nature des données, la finalité du traitement, et les obligations contractuelles ou légales applicables. Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées en toute sécurité ou anonymisées de manière irréversible.
Là où Casae agit en tant que sous-traitant, la conservation est gouvernée par les instructions du propriétaire pertinent et les arrangements contractuels applicables.
9. Droits des Personnes Concernées
Les individus dont les données personnelles sont traitées par Casae disposent de droits en vertu de la législation applicable en matière de protection des données, y compris le droit d'accès, de rectification, de suppression, de restriction, ou d'opposition au traitement de leurs données personnelles, et le droit à la portabilité des données le cas échéant.
Les demandes pour exercer ces droits peuvent être soumises en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.
Là où Casae agit en tant que responsable de traitement indépendant, Casae répondra à de telles demandes directement dans les délais requis par la loi.
Là où Casae agit en tant que sous-traitant pour le compte d'un propriétaire, en particulier en ce qui concerne les données personnelles des locataires, le propriétaire pertinent reste le responsable principal du traitement des données et est responsable de répondre aux demandes de droits des personnes concernées. Casae aide les propriétaires à remplir ces obligations lorsque cela est nécessaire.
Casae peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité des individus soumettant des demandes et peut refuser ou limiter les demandes lorsque la loi le permet.
10. IA et Traitement Automatisé
Casae utilise des formes limitées d'outils assistés par IA pour soutenir les opérations de gestion immobilière, notamment pour aider à la gestion, au routage et à la préparation des communications opérationnelles courantes.
Là où des outils assistés par IA sont utilisés, les données personnelles pertinentes peuvent être traitées par des prestataires de services tiers agissant pour le compte de Casae en tant que sous-traitants. Ce traitement est effectué dans le cadre d'accords de traitement des données contraignants et est soumis à des garanties contractuelles, techniques et organisationnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
Les outils assistés par IA peuvent être utilisés pour classer les demandes, aider à la rédaction de réponses, ou diriger les communications vers l'équipe opérationnelle ou le prestataire de service approprié. Ces outils soutiennent la prise de décision humaine et ne fonctionnent pas comme des systèmes d'enregistrement.
Casae n'utilise pas de prise de décision automatisée, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur les individus. Toutes les actions prises en réponse aux communications restent sous contrôle et examen humain.
Les données personnelles traitées par des outils assistés par IA sont limitées à ce qui est nécessaire pour les communications opérationnelles. Les catégories sensibles de données personnelles sont explicitement exclues, et les données personnelles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique généralisés.
11. Mesures de Sécurité
Casae met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé.
Ces mesures incluent, en particulier :
Contrôles d'accès basés sur les rôles et principes de moindre privilège.
Mécanismes d'authentification et d'autorisation.
Chiffrement des données personnelles en transit et, si approprié, au repos.
Surveillance et journalisation de l'activité du système.
Obligations de confidentialité pour le personnel.
Procédures de réponse aux incidents et de gestion des violations.
Là où les données personnelles sont traitées par des prestataires de services tiers, Casae exige que ces prestataires mettent en œuvre des mesures de sécurité comparables par le biais d'obligations contractuelles.
12. Cookies et Analyses du Site Web
Casae utilise des cookies et des technologies similaires sur son site web pour assurer la fonctionnalité de base et comprendre comment le site web est utilisé.
Des outils d'analyse peuvent être utilisés pour collecter des informations agrégées et statistiques sur l'utilisation du site web. Casae n'utilise pas de cookies pour des publicités ciblées ou du profilage.
Là où requis par la législation applicable, Casae obtient le consentement pour les cookies non essentiels et fournit des informations et des contrôles appropriés.
13. Coordonnées et Réclamations
Les questions, demandes ou préoccupations concernant cette Politique de Confidentialité ou le traitement des données personnelles par Casae peuvent être adressées à :
Email : nicolas@casae.io
Les individus qui estiment que leurs données personnelles ont été traitées en violation de la législation applicable en matière de protection des données ont le droit de déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) de la Suisse ou, le cas échéant, auprès d'une autorité de surveillance compétente de l'UE.
14. Changements de cette Politique de Confidentialité
Casae peut mettre à jour cette Politique de Confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans ses activités de traitement, exigences légales, ou pratiques opérationnelles. La version la plus récente s'appliquera toujours.